職場達人之PPT應該這么玩！

       課前導語

       作為以“職場晉升”和“職業技能提升”為主要內容的“云銳大講堂”已經迎來了第十三期，為了提升員工的PPT制作能力，本期云銳大講堂邀請了人力資源部培訓講師劉瑩為大家帶來關于PPT制作方面的分享。

       講師介紹

主講師：劉瑩

人力資源部培訓講師

劉瑩：

       大家好，我是劉瑩。今天這節課的主題就是：職場達人之PPT應該這么玩，我會為大家帶來有關PPT操作方面的知識分享。這節課的分享大致分為兩個板塊，第一個板塊是PPT的整體制作流程，第二板塊是PPT基本功能操作。

        01PPT整體制作流程

制作PPT是大家在職場中需要熟練掌握的技能之一，很多人會做PPT,但是對PPT的整體制作流程不是很清晰，這就導致無形中增加了很多辦公成本。那么，這個板塊我會詳細跟大家介紹一下PPT的整體制作流程是什么樣的，以及怎樣做會更好。

       制作PPT的時候，它的先后邏輯順序是什么？

PPT的制作流程分為六個小步驟：1、了解基本信息2、思考表達方式3、列出邏輯框架4、轉移文字內容5、確定呈現風格6、逐頁美化設計。

1、了解基本信息

先來看第一個，了解基本信息，我們都需要了解到哪些信息呢？在開始制作PPT之前，一定會有一些最基本的信息是需要我們提前去了解的，那這些信息，我們可以將它概括成3W原則。第一個W，“Why”：你為什么要做這個PPT？你目的是為了什么？第二個W，“Who”：你這個PPT的受眾對象是誰？這將直接關乎PPT的整體風格設計，以受眾對象作為參考點，所選風格需要根據目標人群做相應搭配。第三個W，“Where”：演示PPT的場地在哪？了解到這個信息，你可以提前思考PPT演示過程中是否需要加入互動，以及PPT清晰度、顏色、字體是否要調整等。如果有條件，最好提前到場地演示一下。

2、思考表達方式

PPT的表達方式，總共分兩種。第一種：總分總形式。這個形式，在最開始的時候，可以把PPT的整體脈絡呈現得非常清晰，會讓人有一個總體了解。第二個：遞進形式。循序漸進的展現過程，可以給人制造懸念感，但是整體架構不容易捋清楚。所以制作的時候，需要認真思考如何表達會更好。

3、列出邏輯框架

很多人做PPT的時候，會找個模板，然后往里面填充內容，這其實是不正確的。正確的做法是，先把文字性內容羅列出來，然后把文字整理到PPT上。羅列文字的時候，可以借助一些輔助性的工具，比如：思維導圖或者Word。Xmind、百度腦圖都是很好用的輔助軟件。

4、轉移文字內容

不管之前利用的何種工具，這一步你只需要把文字內容放到PPT里，不需要考慮美觀性，按照邏輯架構放進去就OK了。

5、確定呈現風格

風格的呈現需要從背景、字體、以及整體的色彩搭配來考慮。確定風格之前，可以先去了解目標對象的主體風格，為自己的PPT風格樹立一個小小的參照物 。比如需要帶著PPT見客戶的時候，在做PPT之前，可以登錄客戶官網，看一下他們官網的色彩搭配以及主題風格，以此作為自己的風格參考。

6、逐頁美化設計

PPT是否能拿得出手，這一步是關鍵。排版的時候，PPT的圖形位置和大小都很重要，除此之外，還要注意PPT每一頁字體是否統一，標題位置是否要加粗等。PPT的展現頁面，切忌出現大量文字，頁面上只保留關鍵性內容作為指引就可以了。如果幾個關鍵詞指引記不住的話，可以將大部分文字內容，寫在備注位置，這樣演示PPT的時候，你自己可以看到，但臺下的人是看不到的。（備注位置：每一頁PPT頁面底下的白框，就是可以添加備注文字內容的地方。）

         02PPT基本功能操作

PTT的基本功能，我會大致分三個板塊來跟大家介紹。第一塊是PPT的基本功能實操，第二塊是快捷鍵操作，第三塊是關于圖表如何選的內容，這其實都屬于PPT基本功能的部分。

1、PPT基本功能實操

1.1幻燈片母版應用

首先是幻燈片的母版應用，每個幻燈片里都有母版，我們可以利用母版設置一些基本內容，比如LOGO、標題等。若是下載的模板，想要更改LOGO位置，在視圖找到幻燈片母版之后，就可以設置想要呈現的內容了。不僅僅是LOGO可以這樣操作，圖片和形狀等操作也是同理。但是，這樣操作，你所設置的內容會展現在每一頁PPT上面，如果有一頁是不想要這部分內容怎么辦？比如想要設置過渡頁的時候，那就點擊右鍵，然后選擇設置背景格式，最后勾選隱藏背景選項，就OK了。

實操步驟：點擊視圖-點擊幻燈片母版-設置基礎內容

1.2合并形狀

然后是合并形狀，當你根據PPT制作需求，想要改變圖片形狀的時候，可以選擇先創建一個形狀，創建完形狀之后，按住Ctrl鍵，先選中圖片，然后選中形狀，這時候就可以撒手了，然后點擊合并形狀的圖標，根據自己的需要選擇想要合并的效果即可。若是想要得到標準圖形，在創建的時候，按住shift鍵，拖拽形狀就可以了。

實操步驟：點擊插入-點擊形狀-按住Ctrl-選中圖片-選中形狀-選擇格式-合并形狀

1.3形狀填充顏色、取色器

接下來是形狀填充顏色和取色器的應用。當你覺得PPT某一頁的展現顏色和整體色調不搭時，可以選中要改的形狀，點擊形狀填充進行選擇。如果沒辦法確定是哪個顏色，選擇形狀填充下面的取色器，就可以選取到你想要的顏色了。

實操步驟:點擊選中形狀-點擊形狀填充-選擇顏色（取色器）

1.4格式刷應用

當你發現PPT里文本格式不統一的時候，可以選擇開始這里的格式刷，先刷一下想要的格式，將其他不統一的內容挨個刷過去，就能統一了。更簡單省時的辦法是，雙擊格式刷，這樣可以進行格式刷的多次使用。

實操步驟:選中文本-雙擊格式刷（可以實現格式刷的多次使用）

1.5幻燈片換片方式

很多人在演示PPT的時候，都面臨著一個困擾：我在放映這個PPT的時候，并沒有想翻頁，但是它總是自己往后翻，這時候，就經常需要一次次手動將它調回來，不僅麻煩，還給人帶來我不專業的感覺，這時候怎么辦呢？在這里我給大家的小建議是：不管是自己做的模板還是網上下載的模板，在放映之前，你都要去檢查一下它的換片方式，點擊幻燈片放映，選擇設置幻燈片放映，將換片方式設置成手動或者放映時不加動畫就可以了。

實操步驟：點擊幻燈片放映-點擊設置幻燈片放映-換片方式選擇手動/放映時不加動畫

1.6復制的快捷方法

大家平常在做PPT的時候，如果需要復制某一個文本或者圖形，通常是Ctrl+C，然后Ctrl+V，更簡單的辦法，其實還可以選中對象，然后直接Ctrl+D，Ctrl+鼠標拖拽。

實操步驟：選中對象-Ctrl+D/Ctrl+鼠標拖拽

若是想要將PPT的模塊，排得更美觀一些，可以點擊視圖，選擇參考線和網格線作為參照，也可以點擊開始欄的排列，根據想要的對齊方式，進行選擇。

實操步驟：點擊開始-點擊排列-選擇對齊-選擇頂端對齊-選擇橫向分布OR視圖-點擊參考線（網格線）

2、快捷鍵操作

從復制的快捷方法，就可以看出快捷鍵的重要性。熟練操作快捷鍵，不僅能夠提高工作效率，還能體現你工作的專業程度。

△基礎快捷鍵操作

3、圖表如何選

大家平常在工作中，無論是匯報工作或者是想要展現內容的時候，都會用到圖表，但是圖表的樣式以及可選擇性都很多，這時候就需要根據使用環境做出相應選擇相應圖表進行使用。

△圖表如何選

在做圖表之前，首先要分析自己想要展現的數據和文字，從中提煉出關鍵詞語。如果出現比較、對比、數量等比較關系詞的時候，就要選擇柱狀圖。然后是我們用得非常頻繁的折線圖，當提取到變化、趨勢、波動、穩定等關鍵詞時，首選折線圖是沒錯的。餅圖，在占比環境下用是比較好的，出現占比、百分比等關鍵詞時，選擇用餅狀圖展現，會更加清晰。

今天我的分享就是這些，接下來我們會有系列課程，后續會跟大家分享關于封面頁制作、目錄頁制作、過渡頁制作、動畫應用、如何插入音頻、視頻等內容，期待大家可以一起學習，共同分享！