如何提升工作效率&管理能力

        課前導語

        “云銳大講堂”是云銳集團針對集團內部員工推出的一系列以“職場晉升”和“職業技能提升”為主要內容的培訓課程，由公司高層擔任主講師，每周一節，向參與課程的員工無私分享自己多年的職場心得和寶貴的職業技能。

        講師介紹

主講師：劉剛

北京云廣廣告有限公司副總經理

《如何提升工作效率&管理能力》PART 1

劉剛：

       大家好，我是云廣廣告的劉剛。我們可以看到，在培訓內容里，有四部分，那么因為時間關系和培訓效率的關系，今天只講第一部分“管理的基本知識”。

       01管理的基本知識

在大家來看，管理的基本知識都是屬于這種教科書式的內容。但是從我從業，甚至說是從事管理多年的經驗里總結了一些小技巧，真正在做管理的時候，應該重視哪些要點。

       五大職能

       首先要講管理概論的五大職能，作為一個管理者，首先你要具備的能力、計劃、組織、指揮、協調、控制。

這里面跟大家說幾個英文的單詞，一個是PCM，一個是PDCA，相信大家做管理或沒做過管理都知道，就是計劃，執行，檢查，然后再去行動。

PCM是什么？ 

       實際上P就是Professional 專業。C就是coach教練，M就是manage管理。

為什么在管理的過程中，大家只需要記住PCM，不管是我們在做任何部門，還是一個小組織，甚至說是一個系統，這些都少不了PCM這三個角色。

       P是什么？

       就是當你在做管理的時候，要清楚的認知到你的體系里面，什么人是專業的，這種專業分為幾個組織，是什么樣性能的組織？你這個部門它具體是干什么的？

       在你確定部門屬性之后，要明白部門里面需要什么專業的人。那所謂專業的人，是具備一定專業技巧的，比如有專業做數據，專業跟客戶做溝通，專業為客戶做優化，專業做作圖，專業做效果的，這些都是專業的崗位。

在這個P上面是有兩個方面，一個方面是是否能分辨出來組織內部誰具備什么樣的專業能力并放在專業的崗位上，一個方面就是我們所說的C。

       C是什么？

       C就是coach意思是教練。怎樣成為一個教練？當你培養人才時，比如這個人在溝通能力，橫向思維能力，以及團隊協調和管理能力上有一定潛力，如何去培養他，讓他成為一個管理者。當管理的人員一定要具備這樣的意識，才能讓這個團隊發揮最大效果。

如果你只是覺得當一個管理者，就是拿著一個鞭子不停在抽下去，那么你頂多就是一個監工，而對于你自身和職業發展的話，不會有太大的上升空間。所以管理層在我們的思維意識里，必須得要有育人方法和意識。

       我們所說的PDCA就是當管理最基本的意識，不管在做什么樣的工作，都要先有計劃，再去執行，復盤，然后重新制定計劃去執行，這是一個無限循環。只有在這樣過程中，我們自身以及我們的團隊才會不停上升和增長。

       M是什么？

       就我自身而言，更希望自己不是一名管理者，而是一名操盤手。這個盤就是公司給了我一個什么樣的工作。我下面負責了多少人，每一個人都是我的盤。

       一方面可以認為它是一個股票，怎樣讓它漲起來。另一方面從人員角度來講，每個人都是我的一顆棋子，怎么把每顆棋子都發揮出它最大的效果，所以這就是我給自己的定位。其實管理者它就是一個操盤手，如何能控好你的盤，這是需要認真思考的。

       為什么說管理實際上是賦予一個人一種角色？這種角色是有一定的管理環境，有些部門可能比較特殊，它是需要多兵種去協作，但是這些兵種都會在一個部門內。那這樣的話你就要去了解這些人每個人的特點和角色，以及它的輸出內容。

       02管理的五大任務

       管理的五大任務是指什么呢？

1-制定目標

2-組織實施

3-正確決策

4-有效監控

5-培育人才

        我們管理者首先要制定目標，這個目標實際上是公司制定的目標，但是需要自己不停完善和優化。

        用我所說的PDCA，它一方面是為了完成公司給我們制定的KPI，另外一方面是要看自己在組織里面，以及自己所負責的，現在有什么樣的問題，我們每個人的專業度上，現在是不是OK，我們在每一個組織里面，是不是有一個比較清晰的目標，我需要這個專業度至少能達到一個什么樣的程度和水平。如果沒有達到，那我如何去協調我在管理者的權利，以及如何找出Coach這樣一個資源去提升。

        這些也是在給自己作為管理者來制定目標。具體的實施是在制定目標的時候，你要清晰地知道為什么你是一個管理者，而別人不是。

有些方面可能是你具備足夠的經驗，可能你是從一線員工過來，比如銷售。舉個例子，我要求我現在一天的電話量是100個，我覺得這個電話量實際上還可以再提升。那么給自己定一個目標，要求電話量漲到200個，但實際上是不合邏輯，不符合現實。

        在做管理時，你制定的目標，一定是可實施可達成的。在你制定了這樣的目標之后，還要去思考如何去做。而不是喊一句口號。今天100明天110后天就能到120，而在這個過程中，需要分析它怎么樣從100變成110。

        我們從時間上分析，早晨八點來，晚上八點走就打100個電話，但是我們看一下中間的過程，是不是中午休息了兩到三個小時？那在這樣的時候壓縮一下時間，是不是就能多撥出十個電話，或者我在電話量的要求上有什么樣的改善？以前電話接通30分鐘才算一個有效，那現算5分鐘為一個有效，盡量把電話內容變得更有價值，而不是讓這個過程變得很長。

        所以在我剛才所說的這個管理的五大任務里面，包括制定目標，組織實施，正確決策，有效監控以及培育人才，都會圍繞著育人去組織分配，這些邏輯內容再怎么變化，實際上還是PCM的內容。

       03管理者需要具備的技能

         管理者需要具備三大能力：

-專業技能

-人際技能

-概念技能

專業技能

       我們首先要清楚管理者真正的方向是什么管理者應該有什么樣的心態，有什么樣的格局，什么樣的意識。當我們有了這樣意識之后，還需要去補充一些能力。

       所以作為管理者，需要具備的技能，首先就是你為什么能當管理者，因為你專業，有些時候像我們現在這種模式，大家來了之后，HR已經把人員配備好了，經過一段時間的努力脫穎而出成為管理者。

        但另一些環境下，只有你一個人，讓你去破荒。如何把一個人搭建出來一個組織，從一個組織變成一個團隊，在從一個團隊變成一個公司，因為在這里面你是最專業的。如果你都不夠專業，就不知道你需要什么樣的人，如果你都不夠專業，你也無法去培養新人，所以作為一個管理者，一定是在專業能力上是沒有問題的。

        那么反思回來，我做了管理之后，學習能力是不是在下降，如果在下降，那下面員工的能力在不停增長，你如何去帶領他？他如何去認可你？所以說在這個技術技能里是一個非常核心和非常重要的點。

        管理必須要不停的去學習，不僅要成長，只有你成長了，你才能讓你下面的人去進步，才能教給他們更多。

人際技能

       那么第二個就是人際技能，因為我們不管是哪里，一個部門一個公司，甚至一個小團體，每個人都有自己的崗位職責，需要非常強的溝通與交際能力，這種能力是幫助大家更快獲取資源，甚至能更有效地推動事物發展。

       概念技能

       那么再下來的話，作為管理者比較重要一點，就是我前面所說的格局。如果我們的管理只是看著眼前能看到的事物范圍，那其實你的發展就很局限。

       我們經常會說這個人的思維思路，是否會橫向思維？是否會舉一反三？因為在做管理層的時候，經常遇到一些需要去做判斷的問題。不管是人與人之間還是事與事之間。

       舉個最簡單的例子，有員工反饋一個事情到你這兒，我們從最直接的感覺上，是聽他的一面之詞，從他的角度上來看，覺得說的對，但是我們再去看一下跟這個員工所反饋的相關人員或事物，他們是如何來看待這件事兒。多經過幾次溝通和了解，我們才能真正的去客觀判斷，這樣我們從管理上而言，會讓別人更認可，同時也會更加堅定自己在管理上的自信心。

       04有效的管理標準

講了這么多，今天我們圍繞的主題是如何有效率的去管理。

       低效能 低效率

        如果我們在管理上出現了低效能和低效率的事，作為管理者，首先要想到為什么？

       有一個關鍵點，就是你的目標出現了問題。那你的目標制定并產生了偏差的時候，無論在這個目標上使出多大的勁，投入多大的人工成本，最后得出來的效率都是非常低的。

       所以在管理層我們所說的PDCA這個過程中，你明確的就是目標現在是否正確。當你明確了目標是錯誤的情況下，就得及時調整。

高效能 低效率

       那么接下來就是高效能的低效率，從銷售的角度來講，我們花了非常大的時間成本，人力成本和物力成本盯著一個客戶，這個客戶給我們帶來的效益是100萬，結果我們在這個客戶上面投入的人力成本是四到五個人，時間成本兩到三個月，結果帶來的效益是100萬。

       從效率上面來講是非常差的。那我們在這種情況下是否要考慮與其這樣做，不如把這四五個人去開可能五六百萬的單，在兩三個月，它所貢獻出來的效益可能是三百萬到五百萬。所以在這種情況下，大家也要去判斷如何權衡時間和資源上的配置。

       如果是低效能高效率的話，這個時候是說我們在一些驅動力上是沒有得到最大的發揮，大家都覺得這個效率是非常高的，比如我要求大家每天打一百個電話，可能每天早晨來我什么都不干，我就無腦輸出打一百個電話，但最后沒有任何產出。所以這幾個點是每天每個工作環節中都會出現的。

       高效能 高效率

       那最重要的就是高效能高效率，就是我們要不停的去反思，不停的去總結，在每一個事物上，我們都要去想如何在工作上找到這個完美的切合點，那這個點是由什么帶來的？它是如何產生的，是否能copy到其他項目里？那就要繼續去延續去追求。所以有效的管理=效率+效能，最后等于業績水平提高。其實我總結的就是方向永遠要比速度重要，速度永遠要比質量重要，一旦清楚了目標，我們才能真正地快速抵達終點。

       為什么說速度比質量重要，我們所謂現在的市場商場如戰場，當你決定好這個方向的時候，一定要快速鋪進去，去迫使這件事。只有速度起來了，才有足夠的時間去試錯，才能發現在這個方向正確的情況下，到底有幾種方式達到目標，只要你比別人快，最后你就能比別人更成功。所以在某些事物上，我們追求的是快，而不是穩扎穩打的去做事。

       我會經常跟銷售團隊的小伙伴們去講，在開戶的時候不要講我們有多大的競爭力，客戶會不停的來套我們的政策。我們就簡單粗暴的把戶開進來，剩下的之后我們再談。實際上就是速度比質量重要，你一直追求質量，現在跟客戶講，來了之后必須要花多少錢，如何投放，好跟上級領導有個交待，在這個過程中，客戶已經詢價了多家公司，到最后我們只是一個參照物，而不是客戶真正的目標。

        所以速度一定是最重要。甭管說什么，先把戶開出來，后面再談，至少是拿住了決策權。

       05有效的管理工具

       在有效的管理工具里，在我來看，系統地舍棄是非常重要的。

        系統地舍棄

       可以這樣理解，這個系統可以稱為一個組織，相當于你的部門。要知道什么時候該取舍，要會分清現在的局面，最終我要的結果是什么。如果是跟客戶之間，或者對公司的一些任務上我該怎樣去做取舍，甚至在對部門的管理上，是否能系統的去放棄一些人。

所以這里又有一個新的概念，當管理者的話，是否有足夠強大的人格魅力，讓人無條件的為你做任何事?；蛘吣憔哂幸欢ǖ钠橇?，具備殺傷力。這個殺傷力并不是員工做不好我們就去懲罰。但是當你的系統真正出現問題的時候，你如何系統的去放棄某些人？所以作為管理層是需要獨立思考的。

         可能某些人跟我私下關系很好，不代表我們在工作上就可以無條件放低底線。在管理上它是一件非常嚴格且殘酷的事。因為他拖了團隊的后腿，甚至沒有對你負責。所以在有效的管理工具里，我們把系統舍棄排在第一位。

剩下的目標管理，有效會議，報告系統，人崗匹配和業績評估，這些都是日常面臨的，實際上我們都是在這個大的系統里去運作，自然而然大家就會具備這樣的能力。但是當你要成為一個真正的管理者時，必須具備的就是系統地舍棄。

       任務分解

        在這個過程中，還有一個就是任務分解，也就是說目標管理和業績評估可以合稱為任務分解。任務分解是一門藝術，它是一個多元化的東西，任務分解不單是在管理上面，也反映在生活的點點滴滴上。

        比如我從男生的角度出發，早上八點上班，到公司需要十分鐘，七點半起床，我能一邊洗臉一邊刷牙，一邊刮胡子一邊上廁所，這些我都可以同時去做，但是并不影響我正點上班。其實這個就是任務分解。如果把它按照標準化流程來做，起床必須要先刷三分鐘牙刷，然后上五分鐘廁所，然后再花五分鐘整理儀容儀表，必須要按照這樣的流程來做的話，效率肯定是很低的。

        在我們的工作中，任務分解是非常有意思的。例如手下有多少個人？有多少個男的，有多少個女的？這些人的性格和思維模式是什么樣的？他們現在的經驗是什么樣的以及這段時間內的情緒如何？這些都會影響到你在任務分解上的判斷。

       我們大部分人做任務分解，實際上不負責任的。為什么呢，就是工作量平均分，這樣大家都覺得公平。有些人經驗比較豐富得到的工作量較多，他會覺得憑什么我要干這么多？有些人經驗不足，分的少了，那別人也會心里不平衡，經常會出現這樣的情況。

       但作為管理層而言，你最終負責的目標是什么？負責的目標就是完成KPI，在完成KPI這個大方向上，如何去拆分每一個人的方向。所以在目標管理和業績評估里，存在對任務分解的細節不夠到位。

        從銷售層面而言，以訂單量為結果定目標，但任務分解不能只是分解結果，要對過程，要對時間進行分解，為什么你是管理層？因為自己干過這些事兒，知道在什么樣的節點上應該怎么做。任務下來后，要如何去拆分，如何分配到每一個人，甚至在他的過程指標里能否找出節奏性？在任務分解上是存在多個維度的，就看你的人格夠不夠分裂，思維夠不夠發散，這樣才能把任務拆分的足夠細。

       今天我所講的就是一些管理的概論，大家要本著一顆育人的心，怎么樣去把自己的部門去培養起來。因為你就是這個部門的核心。

以上就是我的分享，感謝大家！