“表姐”敖迪教你玩轉EXCEl表

        課前導語

        2018年8月22日，我們的云銳大講堂歷時4個月已經進行到第10講，本次大講堂由人力資源部的敖迪為我們帶來了職場干貨分享——“職場達人之EXCEl早該這么玩”。敖迪作為一名計算機專業畢業的技術達人，為我們帶來了很多特別實用但之前我們不會用的技能，因為操作性很強，小編在此就簡單明了的總結一下各技能常用場合和使用方法吧。

        講師介紹

主講人：敖迪

人力資源部-人事專員

01表格美化（規范）

適用場合：

        我們在日常工作中，經常會給客戶、媒體、領導、下屬發各種表格，表格美化整潔與否會直接影響到對方對自己工作狀態的印象，所以無論是自己看還是發給別人看的表格，我們都有必要把它做到完美。

操作步驟：

1、設置字體字號：一般用微軟雅黑（10號）

2、設置行高：選中整張表右擊設置行高，平時工作中多用16.5或20，可根據實際情況調整至最舒服的狀態。

3、套用表格樣式：我們日常表格應用中表格樣式有直觀表達的便捷性，同時可以直接美觀展現數據；通過開始菜單欄<套用表格格式>可以選擇淺色、中等深淺、深色三種類別的快速填充。

4、設置單元格格式：因為每項表格的內容不同，我們在填寫時需要注意單元表格，出現數據錯亂情況，那么該怎么解決呢？點擊鼠標右鍵，在彈出的菜單里找到單元格設置這一項，或者通過開始的子菜單欄選中后即可進入單元格設置的頁面。

5、凍結窗格：你想要滾動，但希望首行或左側列保持靜止。需要使用“視圖”選項卡上的“凍結”按鈕。 設置滾屏完成后，被凍結的標題行總是顯示在最上面，大大增強了表格編輯的直觀性。 

6、表格瘦身：表格內容少內存大的原因不外乎那么幾點：有很多的空白表格；有隱藏的對象等等。因為Excel表格會把之前操作的內容全部記下來，然后表格就變成幾兆了，而這樣的表格在打開或者操作的時候都會反應很遲鈍，不方便工作。選中使用表格后的空白行列，拉到最后按住Shift選中最后一行，右鍵清除內容，再刪除空白單元格，然后保存就可以了。

7、格式刷： 在excel中最常見到這個東西，很多人都不明白這是干什么的，其實它很好用。有了它你可以把表格中一部分的格式更改為另一部分，大大提高工作效率。如果要改變多個表格的格式，多次點擊格式刷會更麻煩，這時候，你只需要雙擊兩次格式刷按鈕，然后選擇需更改格式的表格即可。

        02數據透視表

1、數據透視表（Pivot Table）是一種交互式的表，可以進行某些計算，如求和與計數等。所進行的計算與數據跟數據透視表中的排列有關。 

2、之所以稱為數據透視表，是因為可以動態地改變它們的版面布置，以便按照不同方式分析數據，也可以重新安排行號、列標和頁字段。每一次改變版面布置時，數據透視表會立即按照新的布置重新計算數據。另外，如果原始數據發生更改，則可以更新數據透視表。

適用場合：現在Excel在辦公軟件中已經很實用，得到了多數人的認可，里面非常強大的功能總能夠給我們的工作帶來方面。就像Excel中的公式、函數非常強大，可以幫助我們完成很多數據整理工作。

       操作步驟：選擇“插入”選項卡中“數據透視表”或“數據透視圖”。選擇后彈出“創建數據透視表及數據透視圖”窗口。在“表/區域”內將第一個表內需要分析的數據區域選中，點擊產生一個空白的數據透視表及數據透視圖，在右側“數據透視表字段列表”中的需要分析的在其復選框中打鉤。打鉤后的數據被全部插入在“軸字段（分類）”中，可根據實際需求拖動至“報表篩選”、“列標簽”、“行標簽”“數值”?！皥蟊砗Y選”的功能和“數據”選項卡中“數據”的“篩選”類似，以下圖為例，將“組別”拖動至“報表篩選”后可展各組的數據和當時數據圖表。

03VLOOKUP公式使用

1、VLOOKUP是什么意思？

VLOOKUP函數是Excel中的一個縱向查找函數；功能是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對應的值。

2、該函數的語法規則如下：

VLOOKUP(要查找的值，要查找的區域，返回數據在查找區域的第幾列數，模糊匹配/精確匹配)

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

       適用場合：VLOOKUP在工作中都有廣泛應用，例如可以用來核對數據，多個表格之間快速導入數據等函數功能。功能是按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對應的值；與之對應的HLOOKUP按行查找。

        操作步驟：接下來，我們的任務是通過利用VLOOKUP函數來實現查找王二的數學成績。為此在單元格中輸入“=VLOOKUP”，此時就會發現VLOOKUP包括四個參數。需要明確3件事。第一，找誰？第二，在哪里找？第三，找到的數據是第幾列？

        上述3件事其實就是vlookup函數的4個參數中的前3個參數了。最終的函數如下圖。

問題：我們需要從表2查詢表1中王二的數學成績？

         第一個參數，找誰？找的是表1中的王二（D2），第二個參數，從哪里找？從表2中（M:O），第三個參數，找到的數據是第幾列？從姓名列開始數第三列（3）；最后，第四個參數，只要記住，填寫0，即可實現精確匹配。

        需要注意的點：1、選擇區域的時候，要查找的值一定是唯一；2、選擇的范圍一定要從查找的值開始；3、建議選擇范圍區域的時候選擇整列，這樣可以避免因相對引用導致匹配出錯。公式書寫完整后，鼠標挪到單元格右下角，呈現黑色十字架狀態，雙擊即可填充整列。

        小竅門分享：Excel中的條件格式功能十分強大實用，使用頻率非常高，它能夠讓Excel更智能直觀；通過開始菜單欄中的條件格式，選擇數據條可以自行設置“漸變填充”“實心填充”這樣就可以如下圖所示直觀展現出每個人的總分情況。

        精彩瞬間分享：